Guía del Moderador: Cómo Organizar y Gestionar una Reunión

Bienvenido a la Guía del Moderador. Este documento proporciona una descripción completa de todas las funciones y controles disponibles para usted como anfitrión o moderador de una reunión.

El moderador tiene el control total de la reunión, incluida la gestión de los participantes, el uso de herramientas de presentación y la configuración de la sala. Esta guía está estructurada para ayudarlo a encontrar rápidamente la función que necesita.

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Primeros Pasos: Entrar en la Sala y Elegir su Audio

Cuando ingrese por primera vez a una sala de PlugNmeet, se le pedirá que elija cómo desea unirse a la sesión de audio. Este es su primer paso más importante.

• Habilitar Micrófono y Cámara: Elija esta opción para hablar y compartir su video en la reunión. Su navegador le pedirá permiso para acceder a su micrófono y cámara.
• Continuar como oyente: Elija esta opción para unirse sin micrófono ni cámara. Podrá escuchar todo pero no podrá hablar ni compartir video.

Importante: Esta elección no es permanente. Si decide Continuar como oyente, puede activar fácilmente su micrófono y cámara más tarde desde la barra de control principal.

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Sección 1: Controles de Medios Principales

Estos son los controles básicos para su audio y video, ubicados en la parte inferior izquierda de la barra de control.

Gestión de su Micrófono y Audio

• Silenciar/Activar Sonido: Si se unió con acceso a micrófono y cámara, haga clic en el icono de Micrófono en la parte inferior izquierda del pie de página para silenciarse o activar su sonido.
• Activar Micrófono: Si se unió en modo "Continuar como oyente", el icono mostrará unos auriculares. Haga clic en él para salir de la sesión de solo escucha y activar su micrófono.
• Cambiar Fuente de Audio: Haga clic en la pequeña flecha junto al icono del micrófono para cambiar entre diferentes micrófonos.

Gestión de su Cámara Web y Fondos Virtuales

• Iniciar/Detener Cámara Web: Haga clic en el icono de Cámara Web en la parte inferior izquierda del pie de página para iniciar o detener el uso compartido de su video. También puede alternar la visibilidad de su video en la reunión.
• Fondos Virtuales: Al iniciar su cámara web, aparecerá una ventana de vista previa. Aquí puede seleccionar un fondo virtual (desenfoque o una imagen) o cargar su propia imagen (usando el icono de más) antes de hacer clic en Compartir.

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Sección 2: Herramientas de Presentación y Colaboración

Estas herramientas le permiten presentar contenido y colaborar con sus asistentes.

Compartir su Pantalla

• Haga clic en el icono de Compartir Pantalla en la barra de control principal del pie de página.
• Su navegador le pedirá que elija si desea compartir toda su pantalla, una ventana de aplicación específica o una pestaña del navegador.
• Para dejar de compartir, haga clic nuevamente en el icono de Compartir Pantalla.

Uso de la Pizarra Interactiva

La pizarra es una herramienta poderosa para la colaboración en tiempo real, impulsada por Excalidraw. Para abrirla, haga clic en el icono de Pizarra en la barra de control principal del pie de página.

Herramientas de Dibujo y Anotación

La barra de herramientas proporciona un amplio conjunto de herramientas para dibujar y hacer una lluvia de ideas:

• Use la herramienta de lápiz para dibujar a mano alzada.
• Agregue formas, flechas y texto para crear diagramas.
• Cambie colores, estilos de trazo y más.
• Puede exportar todo el lienzo de la pizarra como un archivo PNG o SVG en cualquier momento.

Agregar Contenido a la Pizarra

Hay dos métodos distintos para agregar contenido a la pizarra: uno para imágenes y otro para archivos de oficina.

1. Agregar Imágenes Puede agregar imágenes (como JPG o PNG) a la pizarra de varias maneras sencillas:

• Arrastrar y Soltar: Simplemente arrastre un archivo de imagen desde su computadora y suéltelo directamente en el lienzo de la pizarra.
• Copiar y Pegar: Copie una imagen (de un sitio web o un archivo en su computadora) y péguela en la pizarra usando Ctrl+V (o Cmd+V en Mac).
• Icono de la Barra de Herramientas: Haga clic en el icono de Imagen en la barra de herramientas de la pizarra para abrir una ventana de selección de archivos.

2. Agregar Archivos de Oficina y PDF Para presentar documentos como PDF, archivos de Word o presentaciones de PowerPoint, debe usar el cargador de archivos dedicado.

• Haga clic en el icono de Archivos en la barra de herramientas de la pizarra.
• Se abrirá un nuevo panel. Desde aquí, puede cargar sus documentos de oficina o archivos PDF.
• Una vez cargado, el archivo se listará debajo de la opción de carga. Desde allí, puede seleccionar el archivo que desea mostrar en la pizarra.

Nota

No puede cargar imágenes usando el cargador de "Archivos". Es específicamente para documentos de oficina y PDF.

Uso del Bloc de Notas Compartido

• Activar/Ocultar: Abra el menú Más Opciones (...) en la barra de control principal del pie de página y seleccione Habilitar bloc de notas compartido.
• El bloc de notas compartido permite a todos los participantes escribir y editar texto juntos en tiempo real. Puede formatear texto e importar/exportar el contenido.

Uso del Asistente de IA

• Activación de IA: Abra el menú Más Opciones (...) en la barra de control principal del pie de página y seleccione Herramientas de IA.
• Configuración de IA: Aparecerá la ventana emergente de Configuración de IA de Insights. Aquí puede habilitar o deshabilitar el asistente de IA y elegir que esté disponible para todos los participantes o para usuarios específicos.

• Mostrar/Ocultar: Haga clic en el icono de Chat de IA en la barra de control principal del pie de página para mostrarlo u ocultarlo.
• Enviar Mensaje: Puede enviar un mensaje al asistente de IA y obtener una respuesta.

• Resumen de la reunión con IA: Use esta función para resumir la conversación de la reunión, identificar todas las decisiones clave y crear una lista de elementos de acción.

Transcripción y Traducción

• Activación: Abra el menú Más Opciones (...) en la barra de control principal del pie de página y seleccione Transcripción y Traducción.
• Configuración: Aparecerá la ventana emergente de Configuración de Transcripción y Traducción. Aquí puede habilitar o deshabilitar la Transcripción y Traducción.

• Iniciar Transcripción y Traducción: Haga clic en el icono de Transcripción y Traducción en la barra de control principal del pie de página para iniciar la transcripción y traducción.

• Historial: Puede ver la Transcripción y Traducción en Vivo en tiempo real. Haga clic en el icono de Historial para ver el historial completo de la transcripción.

Importante: Debe Habilitar el Micrófono para usar la Transcripción y Traducción.

Compartir un Video Externo

Puede compartir un video desde una URL (como YouTube) o un archivo local.

• Abra el menú Más Opciones (...) en la barra de control principal del pie de página y seleccione Reproducir Video Externo.
• Pegue una URL de video o cargue un archivo de video (MP4, WebM).
• El video aparecerá para todos los participantes y usted tendrá los controles de reproducción.

Mostrar un Sitio Web Externo (iframe)

Puede mostrar cualquier sitio web que permita la incrustación dentro de un iframe.

• Abra el menú Más Opciones (...) en la barra de control del pie de página y seleccione Compartir Enlace Externo.
• Ingrese la URL del sitio web que desea compartir.

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Sección 3: Gestión de Participantes

Estas funciones le permiten controlar e interactuar con sus asistentes.

Ver la Lista de Participantes

• Haga clic en el icono de Participantes en la barra de control del pie de página para abrir el panel de participantes. Aquí puede ver a todos en la reunión.

Uso de la Sala de Espera

Si la sala de espera está habilitada, debe aprobar a los asistentes antes de que puedan unirse.

• Abra el menú Más Opciones (...) en la barra de control del pie de página y seleccione Gestionar Sala de Espera.
• En el panel de la sala de espera, puede ver una lista de usuarios esperando para entrar. Puede Aceptar o Rechazar individualmente, o a todos a la vez.
• También puede aprobar usuarios directamente desde la lista de participantes.

Envío de Mensajes de Chat Privados

• Abra el panel de Participantes.
• Haga clic en el menú de tres puntos junto al nombre de un usuario y seleccione Enviar mensaje privado.
• Esto abrirá una pestaña de chat privado en el panel de chat.

Uso de la Configuración de Bloqueo de la Sala

Esta función le permite restringir lo que los asistentes pueden hacer.

• Abra el menú Más Opciones (...) en la barra de control del pie de página y seleccione Configuración de Bloqueo de la Reunión.
• Desde aquí, puede bloquear los micrófonos, las cámaras web, el uso compartido de pantalla, el uso compartido de la pizarra, el uso compartido del bloc de notas y las capacidades de chat de los asistentes.
• Estos bloqueos no afectan a otros moderadores.

Silenciar a Todos los Usuarios

• Para silenciar a todos los asistentes a la vez, abra el menú Más Opciones (...) y seleccione Silenciar a todos los usuarios.
• Esto no silenciará a otros moderadores.

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Sección 4: Funciones de Participación Avanzadas

Use estas herramientas para crear una sesión más interactiva y atractiva.

Creación y Gestión de Encuestas

• Abra el menú Más Opciones (...) en la barra de control del pie de página y seleccione Habilitar Encuestas. Esto habilitará las encuestas para la reunión y verá un icono de Encuestas en la barra de control principal del pie de página.
• Haga clic en Crear nueva Encuesta.
• Defina su pregunta y opciones de respuesta, luego haga clic en Crear encuesta.
• Se pedirá a los asistentes que voten. Puede ver los resultados en tiempo real, finalizar la encuesta y publicar los resultados en el chat público.

Uso de Salas de Grupos Pequeños

Divida a los participantes en grupos más pequeños y temporales para discusiones enfocadas.

• Abra el menú Más Opciones (...) en la barra de control del pie de página y seleccione Gestionar Salas de Grupos Pequeños.
• Configure el número de salas, la duración y asigne a los participantes (o use la asignación aleatoria).
• Haga clic en Iniciar salas de grupos pequeños.
• Mientras las salas están activas, puede transmitir mensajes a todos los grupos, unirse a salas específicas o finalizar la sesión de grupos pequeños.

Transmisión en Vivo a través de RTMP

Puede transmitir su reunión en vivo a plataformas como YouTube o Facebook.

• Abra el menú Más Opciones (...) en la barra de control del pie de página y seleccione Iniciar Transmisión en Vivo.
• Ingrese la Clave de Transmisión y la URL de Transmisión proporcionadas by su plataforma de transmisión.
• Haga clic en Iniciar Transmisión para comenzar a transmitir.

Entrada de transmisión en vivo

Transmita como un Profesional: Cómo Llevar OBS a su Sala de plugNmeet

Empezar es increíblemente fácil. A continuación, le indicamos cómo hacerlo desde su sala de plugNmeet:

• Haga clic en el menú de tres puntos en la esquina superior derecha y seleccione Configuración.
• Busque Entrada de Transmisión en Vivo: En el panel de configuración, navegue a la pestaña Entrada de Transmisión en Vivo.
• Elija Su Tipo de "Canal" (RTMP o WHIP): Verá una opción llamada "Tipo de Entrada". Esto le permite elegir la tecnología para su transmisión. Piense en ello como elegir entre dos tipos de cables para conectar su cámara. RTMP es para transmisión profesional, mientras que WHIP es para transmisión en vivo.
• Dé un Nombre a su Transmmisión: En el campo Nombre para Mostrar, puede escribir un nombre para su transmisión. Este es el nombre que aparecerá en la lista de participantes. Por ejemplo, "Presentación Principal" o "Cámara del Orador Invitado". Si lo deja en blanco, se establecerá de forma predeterminada en "Emisor".
• Genere Su Enlace Privado: Haga clic en el botón Generar enlace. plugNmeet creará instantáneamente una dirección única y segura para su transmisión privada. Verá dos campos: una URL y un Secreto (o "Clave de Transmisión").

Conexión de su Software de Transmisión (como OBS)

Ahora, solo necesita decirle a su software (usaremos OBS como ejemplo) a dónde enviar la transmisión.

Para RTMP (El Estándar Universal):

• En la configuración de OBS, vaya a Transmisión.
• Para Servicio, elija Personalizado...
• Copie la URL de plugNmeet y péguela en el campo Servidor en OBS.
• Copie el Secreto de plugNmeet y péguelo en el campo Clave de Transmisión en OBS.

Para WHIP (La Opción Moderna):

• En la configuración de OBS, vaya a Transmisión.
• Para Servicio, elija WHIP.
• Combine la URL y el Secreto de plugNmeet en una sola línea. Por ejemplo: https://su-dominio-plugnmeet.com/whip/UNA_CLAVE_SECRETA_LARGA_AQUÍ
• Pegue esta dirección completa y combinada en el campo Servidor en OBS.
• Deje en blanco el campo Token de Portador en OBS.

Una vez que presione "Iniciar Transmisión" en OBS, ¡su transmisión aparecerá mágicamente como un nuevo participante en su sala de plugNmeet para que todos la vean! Puede consultar nuestra publicación de blog para obtener más detalles. Transmita como un Profesional: Cómo Llevar OBS a su Sala de plugNmeet

Marcación de Entrada SIP/VoIP

Se Requiere Configuración del Servidor

Esta es una función avanzada que solo estará disponible si su administrador del sistema ha configurado la integración SIP en el servidor.

Esta función permite a los participantes unirse al audio de la reunión marcando un número de teléfono estándar.

• Haga clic en el menú de tres puntos en la esquina superior derecha y seleccione Configuración.
• Navegue a la pestaña Marcación de Entrada SIP/VoIP.
• Habilitar Servicio: Si el servicio no está en funcionamiento, haga clic en el botón Activar para iniciar la puerta de enlace SIP para esta sesión.

• Ver Información de Marcación: Una vez habilitado, este panel mostrará el/los Número(s) de Marcación y el PIN único para la reunión actual.
• Compartir en el Chat: Haga clic en el botón Compartir en el Chat para publicar automáticamente el número de marcación y el PIN en el chat público, facilitando que todos los participantes lo vean.

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Sección 5: Gestión de la Sesión

Estas acciones controlan la sesión general de la reunión.

Grabación de la Reunión

Plug-N-Meet ofrece dos métodos distintos para grabar su sesión: Grabación en la Nube (del lado del servidor) y Grabación Local (basada en el navegador). Para iniciar cualquiera de las dos, haga clic en el icono REC en la barra de control principal y elija su opción preferida.

Grabación en la Nube (Recomendado)

Este es el método más confiable. La grabación se procesa en su servidor, capturando toda la sesión sin depender del rendimiento de su computadora local.

• Requisito: Para usar la Grabación en la Nube, el componente gratuito y de código abierto plugnmeet-recorder debe haber sido instalado en su servidor. Esta es una opción durante el proceso de instalación principal.
• Solución de problemas: Si ve un mensaje "No hay grabador disponible", significa que este componente no se está ejecutando en su servidor.
• Cómo funciona: Simplemente seleccione "Grabación en la Nube" para comenzar. El icono REC parpadeará para indicar que el servidor está grabando. Haga clic nuevamente para detener.

Grabación Local (Basada en el Navegador)

Este método utiliza las capacidades de su navegador web para capturar y guardar la reunión directamente en su computadora. Tiene requisitos muy específicos y solo es compatible con Google Chrome.

Importante: La Grabación Local es una función avanzada. Para obtener los mejores resultados, lea atentamente las siguientes instrucciones.

Para capturar todo el audio dentro de la sesión (no solo su propio micrófono), la grabación debe ser realizada por un segundo usuario "virtual".

Instrucciones Paso a Paso:

1. Abra una nueva ventana de Chrome (no solo una nueva pestaña).
2. Usando la nueva ventana, inicie sesión en la misma reunión con una cuenta de usuario diferente que tenga privilegios de moderador. Ahora tendrá dos instancias de usted mismo en la reunión.
3. En esta segunda ventana, haga clic en el icono REC y elija Grabación Local.
4. Aparecerá un aviso de Chrome pidiéndole que comparta una pestaña. Seleccione la pestaña de su sesión de reunión original.
5. Paso Crucial: En la parte inferior del aviso de Chrome, debe marcar la casilla que dice "Compartir audio de la pestaña". Si no habilita esto, solo se grabará el video, sin sonido.

Método Alternativo (para capturar solo su micrófono):

Si solo necesita grabar lo que capta su micrófono junto con el video principal, puede iniciar la grabación local sin un segundo usuario. Sin embargo, debe compartir su micrófono primero, y luego iniciar la grabación local. Si comienza a grabar antes de compartir su micrófono, su propio audio será excluido.

Configuración de la Aplicación

• Haga clic en el menú de tres puntos en la esquina superior derecha y seleccione Configuración.
• Aquí puede cambiar el idioma de la aplicación, gestionar las preferencias de ahorro de datos, alternar los sonidos de notificación y gestionar la configuración de la Transmisión en Vivo.

Finalizar vs. Salir de una Reunión

• Salir de la Reunión: Si selecciona Salir de la Reunión en el menú superior derecho, abandonará la reunión, pero la sesión permanecerá activa para los demás participantes.
• Finalizar Reunión: Si selecciona Finalizar reunión, la sesión se terminará para todos.